Chaque printemps, les organisations transmettent les attestations fiscales relatives aux dons au SPF Finances. Ces dernières années, elles devaient le faire au plus tard fin février. Pour les dons effectués en 2026, la procédure change. Le SPF Finances modernise Belcotax-on-web, la plateforme utilisée pour transmettre ces attestations.
Ce que cela signifie pour vous
Rien ne change pour les attestations que vous envoyez à vos donateurs : les règles restent identiques. Ce qui change, c’est la manière de les transmettre au SPF Finances. Les démarches à entreprendre dépendent de la façon dont votre fichier est créé :
- Vous créez vous-même le fichier, par exemple à l’aide de votre propre système d’exportation. Commencez les tests suffisamment tôt. Plus vous utilisez rapidement l’environnement de test du SPF Finances, plus vous aurez de temps pour corriger d’éventuelles erreurs. Pour toute question concernant cette phase de test, contactez directement Belcotax (belcotax@minfin.fed.be).
- Vous utilisez un CRM fourni par un prestataire externe. C’est ce dernier qui doit adapter le fichier. Demandez-lui si votre CRM intègre les modifications, quand les tests seront réalisés et si vous pourrez y participer. Sans ces informations, vous risquez de ne découvrir qu’en février si tout fonctionne correctement.
- Vous encodez manuellement les attestations dans l’interface. Dans ce cas, vous ne devez pas créer de fichier. Vous remarquerez surtout que les nouveaux écrans sont plus clairs et plus faciles à utiliser. Veillez toutefois à disposer dès maintenant des accès nécessaires (voir ci-dessous).
Ce qui change sur le plan technique
Selon le SPF Finances, la nouvelle version sera disponible à partir de février 2027 pour l’année de revenus 2026, c’est-à-dire pour les attestations transmises au printemps 2027. Certains détails peuvent encore évoluer. Voici les principales nouveautés :
- Fin du format XML. Les logiciels transmettront désormais un fichier dans un nouveau format (JSON). Pour les attestations fiscales relatives aux dons, il sera également possible de télécharger directement dans Belcotax-on-web un fichier Excel respectant une structure prédéfinie.
- Fin de BowConvert71 pour les dons de 2026. Cet outil du SPF Finances permettait de convertir une simple liste en fichier XML.
- Une API comme option supplémentaire. Il s’agit d’une connexion directe entre votre logiciel et le SPF Finances. Votre logiciel pourra ainsi transmettre lui-même les attestations et, selon la documentation technique, consulter leur statut ainsi que les éventuels messages d’erreur. Il s’agira probablement du même fichier que pour un téléchargement classique. Vous pourrez donc envisager cette transition ultérieurement. Le téléchargement de fichiers dans Belcotax-on-web restera possible. Si vous souhaitez utiliser l’API, mieux vaut toutefois entamer dès maintenant la procédure d’intégration décrite par le SPF Finances.
Les organisations peuvent déjà effectuer des tests avec des données relatives à l’année de revenus 2026. Celles qui encodent leurs attestations directement dans l’interface bénéficieront d’écrans plus intuitifs, de la possibilité de réutiliser les données de l’année précédente et d’une procédure simplifiée pour envoyer, modifier ou supprimer des fiches.
Le SPF Finances présente ces changements sur une page dédiée. La documentation technique et la brochure s’adressent principalement à votre fournisseur de logiciel.
Quatre actions à entreprendre dès maintenant
Vérifiez vos données en janvier. La qualité d’un fichier dépend avant tout de celle des données qu’il contient. Adresses incomplètes, donateurs enregistrés plusieurs fois, dons non encore reçus ou donateurs ne souhaitant pas d’attestation : ce sont généralement ces situations qui posent problème. Selon le SPF Finances, un envoi peut même être entièrement refusé si les données d’identification de personnes sans numéro national sont manquantes. Une fois les dons de décembre traités, l’activité ralentit généralement après les campagnes chargées de fin d’année. Profitez de cette période pour vérifier votre liste. N’attendez surtout pas la dernière semaine de février.
Demandez le numéro de registre national et expliquez pourquoi. Pour les dons effectués depuis le 1er janvier 2024, votre organisation doit demander le numéro de registre national du donateur. Une tolérance reste toutefois d’application pour les dons de 2026 : les donateurs ne perdent pas leur réduction d’impôt si ce numéro est absent. Cette tolérance disparaîtra à terme. Le SPF Finances mentionne le 1er janvier 2028 comme date limite pour l’ensemble des fiches fiscales. Il n’est toutefois pas encore clairement établi si cette échéance concerne également les attestations fiscales pour les dons.
Les donateurs communiquent plus facilement leur numéro lorsqu’ils comprennent à quoi il sert. Précisez donc qu’il sera uniquement utilisé pour l’attestation fiscale et veillez à le conserver en toute sécurité, par exemple en limitant son accès aux personnes chargées d’établir les attestations. Un code QR intégré à votre mailing, renvoyant vers un lien sécurisé avec des données préremplies, peut faciliter la démarche. En revanche, n’intégrez jamais le numéro lui-même dans un lien ou un e-mail. Pour les couples effectuant un don commun, certaines questions restent sans réponse. Demandez donc à votre fournisseur comment votre CRM gère ces situations.
Vérifiez que les accès sont en ordre. Pour envoyer, modifier ou consulter des attestations, une personne de votre organisation doit disposer d’un accès officiel à Belcotax-on-web, via un rôle eGov. Vérifiez en interne qui possède cet accès et qui peut prendre le relais en cas d’absence. Si vous confiez l’envoi à un prestataire externe, clarifiez également les autorisations de chacun : seul l’auteur de l’envoi peut encore le modifier, mais votre organisation peut le consulter si elle dispose du rôle adéquat. Vous éviterez ainsi de vous retrouver bloqués en février.
Effectuez un test avec un petit fichier. Préparez un fichier comprenant une dizaine de donateurs et intégrez volontairement quelques cas particuliers : une personne sans numéro national, une personne domiciliée à l’étranger et un don annulé après son enregistrement. Vous pourrez ainsi vérifier rapidement si ces exceptions sont correctement traitées. Si votre CRM génère le fichier, demandez un fichier test à votre fournisseur et contrôlez-le vous-même.
Par où commencer ?
Pas besoin de devenir un expert en formats de fichiers : quelques bonnes questions suffisent. Commencez par échanger avec votre fournisseur et demandez-lui si votre CRM sera prêt pour février 2027. Si vous créez vous-même le fichier, planifiez dès maintenant votre premier test. Désignez également un collègue chargé d’assurer le suivi.
En vous y prenant suffisamment tôt, vous garderez une marge de manœuvre pour effectuer les ajustements nécessaires en février.
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